Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Helsingin ortodoksisen seurakunnan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin ortodoksinen seurakunta

Liisankatu 29 A

00170 Helsinki

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Helsingin ortodoksisen seurakunnan asiakaspalvelu, p. 0985646100

Tietosuojavastaava Christina Kontkanen, p. 050 572 1696, christina.kontkanen@ort.fi

3. Rekisterin nimi

Ilmoittautuminen Helsingin ortodoksisen seurakunnan järjestämään toimintaan

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

–                    rekisterinpitäjän oikeutettu etu

–                    henkilön suostumus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on taata kaikille seurakuntalaisille mahdollisuus osallistua turvallisesti ja tasavertaisesti seurakunnan järjestämään toimintaan.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Jumalanpalvelukset: Nimi, puhelinnumero ja /tai sähköposti

Muu toiminta: Nimi, puhelinnumero ja/tai sähköposti

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan seurakuntalaiselta itseltään ja alle 18-viotiaan osallistujan huoltajalta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja tallennetaan seurakunnan sisäiseen varausjärjestelmään ja poistetaan tapahtuman jälkeen. Tietoja ei luovuteta.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot kerätään ja niitä käsitellään järjestelmissä ja rekistereissä, jotka ovat asianmukaisin teknisin keinoin suojattuja. Järjestelmät sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain määritellyt oikeudet omaavat henkilöt. Pääsy rekisteriin myönnetään vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää järjestelmiin ja asiakastietokantoihin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja kirjautumisia valvotaan. Paperiset dokumentit säilytetään lukituissa kaapeissa tai arkistoituna arkistoholviin.

9. Säilytysajat

Kyseessä olevan tapahtuman aikana tiedot säilytetään seurakunnan varausjärjestelmässä ja tarvittaessa tapahtuman järjestelyistä vastuussa olevan henkilön hallussa. Mahdollisten tartuntaketjun selvittämistä varten henkilötiedot poistetaan lomakkeelta kuukauden kuluttua tapahtumasta. Muu mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään niin ikään kuukauden ajan tapahtumasta mahdollisten tartuntaketjujen selvittämistä varten.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Helsingin Ortodoksinen Seurakunta takaa rekisteröidyille kaikki heille lain mukaan kuuluvat oikeudet henkilötietojensa käsittelyn suhteen. Rekisteröitynä sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti yllä olevan lisäksi, milloin tahansa:

–                    saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;

–                    vaatia henkilötietojesi poistamista, rekisteröidyn oikeus saada tietonsa poistetuksi ei kuitenkaan ole poikkeukseton. Helsingin Ortodoksinen Seurakunta voi olla poistamatta tietoja, mikäli niiden käsittely on tarpeen esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai sopimusvelvoitteen todentamiseksi;

–                    vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;

–                    saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja

–                    vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyn tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö meille kirjallisesti. Voimme pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöä kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Rekisteröidyllä on myös aina oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä Helsingin Ortodoksisen Seurakunnan Tietosuojavastaavalle, Christina Kontkaselle.

Christina Kontkanen, p. 050 572 1696, christina.kontkanen@ort.fi

Tai valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalain säädännön mukaisesti.